Driving Logbook es una aplicación que permite crear informes de impuestos que especifican el uso real de un automóvil de servicio con fines personales o de negocio.
Derechos de acceso
Para el funcionamiento correcto de la aplicación se necesitan los derechos de acceso a las unidades Solicitar informes y mensajes y Administrar eventos.
Para formar una solicitud hay que escoger en el panel superior la unidad y el intervalo temporal. Para facilitar la búsqueda de la unidad necesaria, se puede restringirla por un grupo a que pertenece por medio de escoger éste en la lista desplegable. Se puede escoger un día (Hoy, Ayer) o intervalo (Semana, Mes) predeterminados o indicar cualquier otro lapso (Personalizado).
A base de la solicitud se genera una tabla de viajes que incluye los siguientes parámetros: inicio, final, duración de viaje; posición inicial y final; kilometraje inicial, final y total; conductor, usuario, últimos cambios, estado de viaje, notas. El conjunto de columnas necesarias de la tabla se escoge por medio del botón 
en el rincón derecho superior del encabezamiento de la tabla.
El sistema puede determinar los siguientes estados: Personal, De negocios, Casa-Oficina-Casa.
El estado de un viaje se determina por el sensor Modo privado que se configura en la pestaña Sensores de las propiedades de unidad en el sistema de seguimiento. Un viaje obtiene el estado De negocios si se han recibido valores nulos del sensor en el intervalo. Si hay al menos un valor no nulo en el intervalo, el viaje obtiene el estado Personal.
El viaje que se realiza entre la casa y la oficina, obtiene el estado Casa-Oficina-Casa. Para que el sistema pueda determinar si la unidad ha movido entre la casa y la oficina, hay que crear en la interfaz del sistema de seguimiento las geocercas correspondientes e indicarlas como la casa y la oficina en el diálogo de ajustes de la aplicación. De esta manera el sistema podrá identificar si la posición inicial/final de la unidad está dentro de las geocercas indicadas por usted. Si la posición inicial/final no está dentro de las geocercas indicadas, el estado del viaje se determina según el sensor Modo privado.
Si el estado de un viaje no se ha determinado por el sensor y en los ajustes no están indicadas las geocercas, el viaje obtiene el estado De negocios por defecto. Para confirmar el estado del viaje/viajes en este caso hace falta apretar el botón Aplicar en el rincón derecho superior.
También se puede establecer un estado común para todos los viajes del intervalo indicado.Para hacerlo, hay que elegir la variante necesaria (de negocio, personal o falta de estado) en la columna de estado en el encabezamiento de la tabla y apretar el botón Aplicar.
Usted puede también modificar el estado de un viaje por medio de escoger la variante necesaria de la lista desplegable frente a su nombre. Además de los estados estandarizados, se puede utilizar también estados personalizados. Para hacerlo, hay que hacer clic en el campo del estado del viaje correspondiente e introducir el nombre necesario mediante el teclado. Una vez terminado, apriete el botón de guardar los cambios (
). Se puede también modificar todos los estados necesarios y apretar el botón Aplicar para guardar todos los cambios introducidos de una vez.
El diálogo de ajustes (el botón rueda dentada en el rincón derecho del panel superior) tiene 4 secciones: cálculo de kilometraje, tabla, selección de geocercas e impresión.
En la primera sección hay que escoger de la lista desplegable la fuente de datos para calcular el kilometraje (algoritmo interno, sensor de kilometraje, contador de kilometraje). Si se elige el algoritmo interno, el kilometraje se calcula de acuerdo con los eventos registrados para la unidad. En caso de escogerse el sensor de kilometraje, el cálculo se realiza a base de los valores del sensor correspondiente creado en el sistema de seguimiento. Si no hay sensor creado o están configurados ajustes incorrectos en resultado de lo que de la unidad llegan valores inválidos, el kilometraje se calcula por el algoritmo interno. Si está elegido el contador de kilometraje, el cálculo se realiza a base de los valores de este sensor que se guardan en el sistema periódicamente.
En la siguiente sección se ajustan los parámetros adicionales de la tabla (agrupar por fecha, mostrar resumen). Si está activado el visto Agrupar por fecha, la información por cualquier intervalo temporal elegido será ordenada por días (cada día en una columna aparte). Si se activa también el visto Mostrar resumen, en la parte inferior de la tabla también habrá información resultante por este día y por todo el intervalo temporal elegido. Si el visto Mostrar resumen está activado sin agrupación por fecha, en la parte inferior de la tabla solo habrá información resultante por el intervalo temporal elegido.
En la siguiente sección se indican las geocercas para la casa y la oficina necesarias para determinar el estado de viajes (véase el estado Casa — Oficina — Casa).
En la sección Imprimir se configura el aspecto del informe en caso de imprimirlo. Para los parámetros Encabezado y Pie de página se puede escoger una de las tres plantillas disponibles que determinan qué información tienen que contener la primera y la última páginas del informe.
Además, en los campos correspondientes de esta sección se puede introducir tales parámetros como el Kilometraje imponible y el Pago de impuestos. De acuerdo con los valores introducidos para el informe impreso será realizado el cálculo de la suma de reembolso. Para que se muestre la suma del reembolso por el kilometraje imponible, hace falta escoger Plantilla 2 en el campo Pie de página y activar el visto Mostrar pago.
Asimismo se puede incluir en un informe impreso la distancia entre la casa y la oficina si está activado el visto Mostrar Casa-Oficina-Casa.
La columna Notas está destinada para dejar comentarios sobre un viaje. Para guardar los comentarios también hay que utilizar el icono correspondiente (disquete) o el botón Aplicar. Cabe subrayar, que el sistema guarda el nombre del usuario y el tiempo de introducir los últimos cambios.
La cantidad de páginas de un informe depende de la cantidad de viajes en el período implicado. Para la comodidad de revisión del informe después de su generación aparecen en su parte superior los botones de navegación por páginas. Para ir a una página usted puede hacer clic en el botón correspondiente o usar la flechas (las flechas simples permiten moverse por una página atrás/adelante y las dobles — a la primera/última página).
Para imprimir un informe haga clic en Imprimir en el rincón derecho del panel superior.
Además, se puede guardar un informe en su ordenador en el formato CSV o XLS por medio de los botones en el rincón derecho del panel superior. Mientras exportar al formato XLS al informe se añade en función de la primera página las estadísticas que incluyen el nombre de la unidad, el tiempo del inicio y del final del período contable, el kilometraje total y él de los viejes con diferentes estados.
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